ENSEMBLE – Süreç Yönetim Sistemi, kurumların fonksiyonel odaklı yönetim anlayışından süreç odaklı yönetim anlayışına geçmelerine imkân sağlayan bir araç olarak tasarlanmıştır. Sistem süreç ve performans yönetimi, eğitim ve bilgi paylaşımı amacıyla üst düzey yöneticilerden her seviyede çalışanlara kadar tüm kullanıcılar tarafından kullanılabilmektedir.

ENSEMBLE – Süreç Yönetim Sistemi bir kuruluşta mevcut süreçlerin modellenmesi, görsel olarak dokümante edilmesi, süreç performans göstergelerinin belirlenmesi ve yönetilmesi için gerekli altyapıyı sağlamaktadır. Uygulama Microsoft. NET platformunda tam nesne yönelimli olarak geliştirilmiş olup İngilizce ve Türkçe dil desteğine sahiptir. Uygulama Yeniden Yapılanma (Re-engineering), ISO Belgelendirmesi (ISO 9001:2008 vb.), Toplam Kalite Yönetimi (TQM), EFQM Mükemmellik Modeli, COBIT, ITIL, CMMI, Yalın Üretim ve altı-sigma gibi yaklaşımları destekleyecek özelliktedir.

ENSEMBLE – Süreç Yönetim Sistemi; Süreç Modelleyici, Gösterge Yöneticisi ve Süreç Yöneticisi Modüllerinden oluşmaktadır.

Süreç Modelleyici

Süreçlerin görsel olarak modellendiği kullanıcı bilgisayarlarında çalışan modüldür. Uygulama öğrenmesi ve kullanımı kolay görsel bir çizim ve tanımlama ara yüzü içermektedir. Bu ara yüz yardımıyla görsel süreç modelleri ve birbirleri arasındaki ilişkiler çok seviyeli ve etkileşimleri açıkça görülebilen bir şekilde hazırlanabilmektedir. Süreç modelleri; süreç sahipleri, sorumlu kişiler, kaynaklar, dokümanlar, süreç performans göstergeleri, bilgi sistemleri kaynakları, ilişkili diğer süreçler ve departmanlar gibi süreci tanımlayan her türlü bilgi (=süreç standartları) ve referans bilgileri içerebilmektedir. Süreç bilgileri veritabanı olarak adlandırılabilecek bu bilgiler sorgulanabilmekte ve raporlanabilmektedir. Bu sayede süreçler ve süreç verileri arasındaki kopukluk ve eksiklikler görülerek tamamlanabilmektedir. Bu bilgiler İnsan Kaynakları bakış açısıyla da değerlendirilerek süreç yönetimi yaklaşımına geçiş nedeniyle görev tanımları ve departmansal sorumluluklar gözden geçirilip bu doğrultuda görev tanımları revize edilebilmektedir.

Gösterge Yöneticisi

Süreç performans göstergelerinin tanımlandığı ve yönetildiği modüldür. Bu modülde performans göstergeleri ile ilgili genel parametreler olan dönemler ve değerlendirme kriterleri tanımlandıktan sonra her bir performans göstergesine ait bilgilerin nasıl girileceği, sorumluları ve grafik özellikleri tanımlanır. Performans göstergelerine ait hedef, alarm, uyarı ve gerçekleşme verileri birkaç değişik yöntemle girilebilir. Bunlar elle giriş, bir formül yardımı ile başka göstergelerden hesaplama ve veritabanlarından alma olarak sıralanabilir.

Her üç durumda da gereken hallerde istisnai durumların belirlenmesi ve gerekli işlemlere yönlendirilebilmesi için sistemde script desteği de bulunmaktadır. Sistem her türlü veritabanına OLE DB veya ODBC ile bağlanarak veri alabilir. Access, MS SQL Server, Oracle veri tabanları başta olmak üzere her türlü ilişkisel ve OLAP veritabanlarından veya veri ambarlarından zamanlanmış görevler tanımlanarak periyodik olarak veri alınabilmektedir.

Gösterge yöneticisinde tanımlanan performans göstergeleri kullanıcının serbestçe tanımlayıp değiştirebildiği gruplar altında kategorize edilerek kolayca yönetilebilmekte, süreç haritalarında ilgili süreç adımına referans olarak tanımlanabilmektedir.

Performans Yönetimi

Süreç modelleyici ile oluşturulmuş süreç haritalarının web ortamında paylaşımı ve süreç performans göstergelerinin güncel durumunun izlenmesini sağlayan internet tabanlı bir süreç yönetim ortamıdır. Süreç Yöneticisi modülü ile süreç haritaları eğitim ve görev değişikliklerinde de kurum içi oryantasyon amacıyla kullanılabilmektedir. Süreç Yöneticisi eğer ilişkilendirilmiş ise, süreç faaliyetlerinin gerçekleştirildiği web tabanlı uygulamaların başlatılması için bir ara yüz olarak da kullanılabilmektedir.

Kullanıcılar süreçler ile her türlü bilgi ve dokümana süreç yöneticisi üzerinden ulaşabilmekte, isterlerse web tabanlı olmak koşuluyla süreçlere atanmış iş akışlarını (workflow) başlatabilmekte veya tanımlanmış kurumsal uygulamalara ulaşabilmektedir. Yine süreç yöneticileri, sorumlu oldukları süreçlerle ilgili performans göstergelerinin durumunu dönemsel bazda grafiksel olarak izleyebilmektedir.

Sistem süreç performans göstergelerinin, hedefleri de dikkate alarak, belirlenmiş uyarı ve alarm eşiklerini otomatik olarak kontrol etmekte, rakipler veya sektörün tanımlanmış performans seviyeleri ile süreç performans seviyesini mukayeseli olarak görmeyi sağlayabilmekte, veri giriş sorumluluklarını hatırlatabilmekte ve gerektiğinde süreç veya gösterge sorumlularını e-mail ile uyarabilmektedir.

Özellikleri

• Uygulama Microsoft. NET teknolojisi ile tam nesne yönelimli olarak geliştirilmiştir.
• Öğrenmesi ve kullanımı son derece kolay bir kullanıcı ara yüzüne sahiptir.
• Süreçler istenildiği kadar seviyede grafiksel olarak modellenebilmektedir.
• Süreçler ile ilgili her türlü dokümanlar, girdiler, çıktılar, sorumlular, kaynaklar vb. tanımlanabilmektedir.
• Hazırlanan süreç diyagramları ve ilişkilendirilen kaynaklar ve özellikler web ortamında kullanıcıların paylaşımına sunulabilmektedir.
• Sistem kendine özel güvenli bir dosya formatına sahiptir. Bir anlamda süreç veri tabanı olan bu dosya formatı her türlü sorgulamaya cevap veren bir yapıdadır. Bu sayede görev tanımları ve departmansal sorumluluklar süreç ve süreç kaynakları bakış açısıyla sorgulanıp incelenebilmektedir.
• Süreçlerin geliştirilmesi ve iyileştirilmesine yardımcı olmak üzere çok seviyeli entegre modeller oluşturulabildiği gibi farklı dosyalarda hazırlanan süreç modelleri birlikte gösterilebilmektedir.
• Hedefler birbirleri ile ilişkilendirilebilmekte, bu ilişkilendirmede formüller tanımlanabilmektedir.
• Hedeflerin alarm ve uyarı sınırları tanımlanabilmekte, tanımlanan sınırların geçilmesi durumunda uyarı ve alarmlar ilgililere iletilebilmektedir.
• Süreç performans göstergelerinin (metrik) uyarı ve alarm eşikleri ile fiili gerçekleşme değerleri manüel girilebildiği gibi, ilişkisel veritabanları veya OLAP gibi veri kaynaklarından alınabilmekte veya tanımlanan formüller yardımıyla hesaplanabilmektedir.

ENSEMBLE – Süreç Yönetim Sisteminin Genel Özellikleri

• Bilgi güvenirliliği
• Kullanıcı dostu ara yüz
• Görsel ve hızlı çizim desteği
• Sorgulanabilir süreç veritabanı
• Süreç olgunluk seviyesi değerlendirme
• Organizasyonel yapı ile ilişkilendirme
• Dokümantasyon sistemleri ile ilişkilendirme
• İş akış (workflow) sistemleri ile ilişkilendirme
• Dokümantasyonun dinamik paylaşımı
• Süreç performans verilerinin toplanması
• Süreç performansının grafiksel izlenmesi
• Süreçlerle ilgili aksiyonların yönetimi
• Yetki bazında erişim ve raporlama
• Diğer kurumsal sistemlerle entegrasyon kolaylığı

Faydaları

• Süreçlerin birbirleriyle etkileşiminin anlaşılması
• Süreçler ve organizasyon arasındaki ilişkilerin netleştirilmesi
• Süreç akışındaki sistemsel problemlerin belirlenmesi
• Değer katan faaliyetlerin belirlenmesi
• Yeniden yapılandırılması gereken süreçlerin belirlenmesi
• Etkinliğin ve müşteri tatmininin arttırılması
• Süreç performansının izlenmesi ve arttırılması
• Problem ve aksiyonların izlenmesi
• Günlük faaliyetler için tek ve tutarlı bir ara yüz
• Hızlı ve kolay eğitim altyapısı

ENSEMBLE – Kurumsal Karne çözümü şirket vizyonu doğrultusunda belirlenen stratejilerin organizasyonun tüm birimlerinin katkı sağladığı ortak ve paylaşılan hedefler haline dönüştürülmesini sağlayan bir uygulamadır. Bu amaçla şirket hedeflerinin birbirleri aralarındaki ilişkiler tanımlanabilmekte, hedeflere ulaşmak için gerekli inisiyatifler (projeler) ve bu projeler ile ilgili iş adımları planlanıp ilgililere atanabilmektedir. Hedeflere ne ölçüde ulaşıldığı sistemde izlenebilmekte ve gerekli önlemler planlanabilmektedir.

Uygulama, kuruluşların farklı yapı ve ihtiyaçlarına uyarlanabilen esnek ve parametrik bir altyapıya sahiptir. Girdilere değil hedeflenen sonuçlara odaklanılmasını sağlayacak şekilde, stratejilerin düzenli olarak gözden geçirilmesi ve değişen şartlara göre uyarlanmasını kolaylaştırır. Stratejik planlama için disiplinli ve sistematik bir altyapı sağlar. Performans sonuçlarının nasıl ve ne ölçüde gerçekleştirildiğinin izlenmesine, değerlendirilmesine ve denetlenmesine temel oluşturur. Bu sayede sürece, kurum içinde planlamadan izlemeye kadar en üst düzey yetkiliden başlayarak her düzeydeki ilgili personelin katkı ve katılımını sağlanmış olur.

Uygulamada kullanılacak skor kart elemanları ve bunlar arasındaki hiyerarşi tanımlanabilmektedir. Skor kart hiyerarşisi ve her bir skor kartın sorumlusunun tanımlanmasının ardından yetki verilen kullanıcılar skor kartlarına ait detayları oluşturabilmektedir.Bu amaçla kullanıcılar belirlenen skor kart elemanları ve hiyerarşisine bağlı kalarak Perspektif, Stratejik Amaç/Kritik Başarı Faktörü ve Performans Göstergelerini tanımlayabilmektedir.

Sistemin Özellikleri:

• Personel, Organizasyon ve rollerin parametrik olarak tanımlanması
• Skor kart Hiyerarşisinin (Stratejik amaç, Kritik Başarı Faktörü, temalar vb.) esnek ve parametrik olarak tanımlanması
• Kademeli Skor kartların (Kurumsal, Coğrafi, Departmansal, Bireysel vb.) oluşturulabilmesi, izlenmesi ve raporlanması
• Master skor kartlar yardımı ile stratejilerin tutarlı yayılımı
• Görsel strateji haritalarının oluşturulması
• Performans göstergelerinin yönetimi
• Performans göstergelerinin dönemsel ve kümülatif gerçekleşmelerinin izlenmesi
• Kurumsal Sistemlerden veri alımı
• İlerleme ve sonuçların değerlendirilmesi Liste ve raporlar

Balanced Scorecard Kullanan Kurumların Kazançları:

• Sürdürülebilir karlılığı sağlayacak sadık müşterilerin yaratılması,
• Etkin ve verimli hizmet sunulabilecek yeni müşterilerin kazanılması,
• Yeni pazarlar bulmayı sağlayacak müşteri ilişkilerinin geliştirilmesi.
• Hedef müşteri kitlesi tarafından talep edilen yeni ürün ve hizmetlerin geliştirilmesi,
• Yüksek kaliteli ürün ve hizmetlerin düşük maliyetlerle ve kısa teslim süreleri ile üretilmesini sağlayacak is süreçlerinin oluşturulması,
• Entelektüel sermayenin kurumsal hafızayı oluşturacak şekilde veritabanlarında toplanması,
• Gelişime ve yenilikçiliğe açık çalışanlar,
• Vizyonu anlayan ve kendi gündelik faaliyetleri destekleyen yöneticiler.

Neden ENSEMBLE – Balanced Scorecard?

• Kurumsal performansa strateji ve iş süreçleri penceresinden bakmak için,
• Hedeflerinizi ve stratejilerinizi kurum geneline yaymak ve paylaşmak için,
• Bireysel hedefleri şirket hedefleri ile özdeşleştirmek için,
• Kurumsal uygulamalarınızdaki verileri şirket vizyonunu yönetmekte kullanmak için,
• Stratejik hedeflerle operasyonel hedefleri dengelemek ve uyumlulaştırmak için,
• Münferit performans göstergeleri yerine sistemi bir bütün olarak değerlendirmek için, (Ağaçları değil ormanı görmek için)
• Vizyonu yönetme sürecinin otomasyonu için.